Certifikace ISO 9001: průběh a platnost

Pro firmy, po kterých certifikát ISO 9001 chce odběratel, výběrové řízení nebo vlastní vedení, a které nevědí, co je čeká. Žádný zákon certifikaci firmě nenařizuje — je dobrovolná. Když se do ní ale pustíte, má pevná pravidla a tříletý rytmus.

Co přesně platí

Norma není zákon. ISO 9001 je u nás přejatá jako česká technická norma ČSN EN ISO 9001 a podle § 4 odst. 1 zákona č. 22/1997 Sb. „česká technická norma není obecně závazná“. Povinnou se stává až tehdy, když si ji vyžádá smlouva nebo zadávací podmínky zakázky.

Certifikát vydává certifikační orgán, ne poradce. Seriózní certifikační orgán má akreditaci — v Česku ji uděluje Český institut pro akreditaci (ČIA) a podle § 16 zákona č. 22/1997 Sb. se dokládá osvědčením o akreditaci. Jestli orgán akreditaci pro ISO 9001 má, ověříte v databázi akreditovaných subjektů na webu ČIA. Certifikační orgán vám zároveň nesmí systém pomáhat zavádět — šlo by o střet zájmů. Příprava a certifikace jsou proto vždy dvě různé firmy.

Než přijde auditor

Certifikační orgány chtějí vidět systém, který už nějakou dobu běží, ne šanon napsaný týden před auditem. Například Elektrotechnický zkušební ústav (EZÚ) ve svých pravidlech požaduje, aby systém fungoval aspoň tři měsíce, aby proběhly interní audity a aspoň jedno přezkoumání systému vedením.

Audit ve dvou stupních

1. stupeň — auditor projde dokumentaci, seznámí se s provozem, ověří, že interní audity a přezkoumání vedením opravdu proběhly, a naplánuje druhý stupeň.
2. stupeň — probíhá přímo u vás na pracovišti a posuzuje, jestli systém plní všechny požadavky normy a jestli skutečně funguje: řízení procesů, cíle a jejich měření, plnění požadavků zákonů a smluv, odpovědnost vedení.

Najde-li auditor významnou neshodu, musíte ji napravit a certifikační orgán musí nápravu ověřit dřív, než certifikát vydá. U méně významné neshody stačí, aby orgán přijal váš plán nápravy.

Tříletý cyklus

Certifikát se vydává na tři roky.
Mezitím jsou dozorové audity, zpravidla jednou ročně. Podle pravidel EZÚ musí první dozorový audit proběhnout nejpozději 12 měsíců od rozhodnutí o certifikaci. Bývá menší — CQS uvádí přibližně třetinový rozsah certifikačního auditu.
Před koncem platnosti přichází recertifikační audit. Pokud ho nestihnete zahájit do posledního dne platnosti certifikátu, čeká vás podle pravidel EZÚ znovu celá dvoustupňová certifikace.

Délka a cena auditu se liší podle počtu zaměstnanců, lokalit a složitosti procesů — ceny jsou smluvní, proto si nechte udělat nabídky od víc certifikačních orgánů. Přesné lhůty si vždy přečtěte v certifikačním řádu toho orgánu, se kterým podepíšete smlouvu. Jednotlivé orgány je mají postavené na stejných mezinárodních pravidlech, ale v detailech se liší.

Co s tím děláme u klientů

Certifikát nevydáváme — to smí jen certifikační orgán. Připravujeme firmy na audit: pomůžeme nastavit dokumentaci tak, aby odpovídala skutečnému provozu (malá firma nepotřebuje desítky směrnic), uděláme interní audit a připravíme podklady pro přezkoumání vedením. Kdo už certifikát má, tomu hlídáme termíny dozorových auditů a recertifikace, aby se cyklus nepřerušil.

Hodně firem má ve stejné době i povinnosti BOZP a požární ochrany. Záznamy, které stejně vést musíte (školení, kontroly, revize, rizika), se dají využít i jako doklady pro ISO. Jedna evidence tak slouží oběma účelům.