Týká se každého zaměstnavatele, který zaměstnanci půjčuje služební auto, ať natrvalo, nebo jen na jednu cestu. Zákon předávací protokol výslovně nevyžaduje, ale když dojde k poškození vozidla nebo k nehodě, je to nejlepší důkaz, v jakém stavu auto odcházelo.
Proč protokol dává smysl
Bez zápisu se po návratu auta špatně dokazuje, co bylo poškozené už před předáním a co vzniklo za řidiče. Spor o promáčknutý nárazník nebo chybějící výbavu pak stojí na paměti obou stran. Protokol také ukazuje, že zaměstnavatel řidiče seznámil s podmínkami užívání a že auto předal technicky v pořádku, což souvisí s povinností zajistit bezpečné podmínky práce (§ 101 zákoníku práce).
Co do protokolu patří
- Vozidlo: značka, typ, registrační značka, VIN, stav tachometru, stav paliva a data předání.
- Technický a vizuální stav: poškození, škrábance, stav pneumatik, čistota, funkční světla a stěrače. Nejlépe doplnit fotografiemi.
- Doklady a výbava: technický průkaz, zelená karta, platná dálniční známka, lékárnička, výstražný trojúhelník, reflexní vesta, náhradní kolo nebo sada na opravu, klíče.
- Řidič: jméno, číslo řidičského průkazu a platnost oprávnění. Řidič musí mít oprávnění pro danou skupinu vozidel a řídit podle pravidel silničního provozu; jeho povinnosti upravuje § 10 zákona č. 361/2000 Sb.
- Podmínky užívání: k jakému účelu se auto smí používat, zda je povolená soukromá jízda, kdo hradí pokuty, jak se hlásí nehoda nebo porucha.
- Vrácení vozidla: datum, tachometr, stav auta a případné nově zjištěné škody, opět s podpisy.
- Podpisy: předávající za firmu a přebírající zaměstnanec při předání i při vrácení.
Dlouhodobě, nebo jen na cestu
U auta, které zaměstnanec užívá dlouhodobě, se protokol vyplní jednou při předání a znovu při vrácení; mezitím se hodí pravidelná kontrola stavu. U jednorázového zapůjčení na cestu stačí kratší zápis: účel, řidič, stav, kilometry a podpisy při předání i vrácení. Pro oba případy máme hotový vzor.
Co s tím děláme u klientů
Při prověrce BOZP se u firem se služebními vozidly díváme, jestli je předání doložené a jestli řidiči znají podmínky užívání. Chybějící protokol zpravidla doplníme z vzoru a dopíšeme do směrnice o užívání vozidel. Samotná organizace provozu dopravních prostředků se řídí nařízením vlády č. 168/2002 Sb. Hotové vzory jsou ke stažení zdarma: dlouhodobé užívání a jednorázové zapůjčení, vždy ve Wordu i v PDF.